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Secrétaire médicale H/F

CENTRE DE RESPONSABILITE : G07
UNITE FONCTIONNELLE : CENTRE ERASME
GRADE : Assistante Médico Administrative

Lieu d’exercice : CSM ERASME
Ponctuellement Pléiade (unité d’hospitalisation temps plein)
Horaire du poste : Rythme 5/2, repos samedi et dimanche
Amplitude horaire : 8h45–18h30

Relations hiérarchiques et fonctionnelles générales à l’établissement
1. Hiérarchiques : concernent les relations d’autorité
Médecin chef de pôle
2. Fonctionnelles : concernent les relations liées aux activités exercées
Praticiens hospitaliers
Cadre supérieur de santé
Cadre de santé

Formations, pré-requis, expérience confirmée, qualités professionnelles :
- Connaissance des techniques de secrétariat, de bureautique et des logiciels informatiques
- Connaissance de la langue française
- Connaissance de l’environnement médical
- Connaissance en techniques d’accueil

- Avoir une aisance relationnelle

Objectifs de la structure :
Missions de prévention, de diagnostic, de soins, et de suivis des personnes souffrants de troubles psychiques et /ou de santé mentale

Un centre de consultation :

- Consultations médicales, psychologiques, infirmières, en psychomotricité et sociales en psychiatrie générale
- Psychothérapies d’inspiration analytiques, comportementales et cognitives, systémiques, Relaxation, Hypnose, EMDR….

Compétences spécifiques au poste :
- Capacité d’accueil, d’écoute, de communication et d’orientation
- Capacité d’expression orale et écrite
- Sens du travail en équipe et en collaboration
- Sens du service public
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel
- Tolérance, disponibilité, et mobilité
- Sens de l’organisation du travail et de la priorisation des tâches
- Maitrise de l’outil informatique, en particulier les logiciels Word, Excel, Powerpoint, Cariatides

Activités clairement définies :
- Accueil physique et téléphonique et orientation du public (patientèle, partenaires, professionnels…)
- Prise de rendez-vous médicaux (présentiel et/ou téléphonique) et gestion des agendas médicaux
- Réception et traitement des appels et messages
- Prises de notes, saisie et mise en forme des courriers médicaux, documents administratifs, compte rendu de réunions, rapports
- Tenue, traitement, classement et archivage des documents et dossiers médicaux

- Création des nouveaux dossiers patients à l’aide du logiciel interne
- Réalisation et envoi des convocations aux rendez-vous médicaux pour les nouvelles demandes
- Préparation des consultations médicales du lendemain
- Recensement et transmission à l’équipe paramédicale et psychologues des contrats de soins suite à la consultation médicale
- Participation à la réunion de synthèse du CSM et réalisation du compte rendu
- Gestion des fournitures et des matériels de bureau
- Gestion des nouvelles demandes : recensement mensuel du nombre de nouvelles demandes par médecin, du nombre de relais médicaux et du taux d’absentéisme
- Réalisation des bons de transports pour les ambulances
- Participation à l’Assemblée Générale de Pôle et réalisation du compte rendu

Outils
Propres à l’établissement
o AR Chronos
o Cariatides
o Outloock
o Zenidoc
o Carl

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*Propres au service*
o Réunions de concertation et synthèse clinique
o Réunions diverses (périnatalité…..)
o Suivi des rendez-vous
o Conférence téléphonique journalière

Ressources et exigences inhérentes au service :
o Transversalité (Possibilité de remplacement sur le secrétariat de la Pléiade et
du Pôle)
o Utilisation du véhicule personnel
o Mobilité
o Adaptabilité

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